تأمین مصالح ساختمانی
۵ راهکار طلایی برای بهبود فرآیند تأمین مصالح ساختمانی و کاهش هزینه‌ها
در پروژه‌های ساختمانی (مسکونی، تجاری، صنعتی)، تأمین مصالح ساختمانی یکی از بخش‌های کلیدی و تعیین‌کننده در موفقیت پروژه است. این فرآیند، که با مشارکت چندین ذی‌نفع همراه است، شامل انتخاب مصالح، ثبت سفارش، صدور فاکتور، پرداخت و تحویل به محل پروژه می‌شود. هدف اصلی پیمانکاران در تأمین مصالح، خرید بهترین مواد با کیفیت مناسب، در مقدار دقیق، در زمان درست و با هزینه بهینه است. در شرایطی که مشکلات زنجیره تأمین همچنان ادامه دارد، اهمیت این فرآیند بیشتر از همیشه احساس می‌شود.
چالش‌ها و هزینه‌های اضافی در تأمین مصالح ساختمانی
با وجود آگاهی از این مسائل، بسیاری از پیمانکاران فرآیند یا سیستم مدیریتی دقیقی برای تأمین مصالح ساختمانی ندارند. این موضوع می‌تواند منجر به هزینه‌های اضافی و قابل اجتناب شود. از جمله این هزینه‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پرداخت قیمت‌های بالاتر از حد معمول
- سفارش بیش از حد مواد
- تأخیرهای طولانی در تحویل مواد
- عدم پیگیری نوسانات قیمت مواد
در ادامه، به بررسی جنبه‌های اصلی فرآیند تأمین و راهکارهایی برای بهبود آن می‌پردازیم که می‌تواند موجب صرفه‌جویی در هزینه و زمان شود.
۱. تأمین را از مرحله طراحی در نظر بگیرید
ایجاد روابط کاری خوب با تأمین‌کنندگان، از الزامات اساسی هر پیمانکار است. اعتماد، انصاف، منافع متقابل و صداقت از جمله اصولی هستند که برای ساختن شراکت‌های قوی هنگام انتخاب تأمین‌کنندگان در مرحله طراحی پروژه ضروری‌اند. یکی دیگر از معیارهای مهم، قابلیت اطمینان تأمین‌کننده است. اما چگونه می‌توان عملکرد هر تأمین‌کننده را در پروژه‌ها پیگیری کرد؟
برای این منظور، استفاده از ابزارهای مناسب برای ثبت تاریخچه همکاری، قیمت‌ها و قابلیت اطمینان تأمین‌کنندگان ضروری است. همچنین، در صورت لزوم، می‌توان مشخصات مواد را تغییر داد تا ریسک همکاری با تأمین‌کنندگان ناشناخته کاهش یافته و هزینه‌ها بهینه شوند.
۲. به فراتر از قیمت خرید توجه کنید
تأمین موفق مصالح ساختمانی تنها به یافتن پایین‌ترین قیمت محدود نمی‌شود. بلکه باید مشخصات درست مواد را با نرخ مناسب از تأمین‌کننده مناسب تهیه کنید. تمرکز بر هزینه کلی به جای هزینه واحد می‌تواند تأثیر زیادی داشته باشد. این یعنی تمامی هزینه‌ها از جمله قابلیت اطمینان، دسترسی، حمل‌ونقل، انبارداری و هزینه‌های دورریزی را در نظر بگیرید.
تصمیم‌گیری بر اساس هزینه‌های کلی یک تمرین ارزشمند است که می‌تواند منجر به صرفه‌جویی بلندمدت شود.
۳. توافق زودهنگام با تأمین‌کنندگان
پیمانکاران ساختمانی (به‌ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط) که بر فرآیندهای روزمره سفارش تکیه می‌کنند، ممکن است فرصت‌هایی برای دریافت نرخ‌های بهتر را از دست بدهند. در ابتدای پروژه، می‌توان نرخ‌های مشخصی را برای حجم‌های مورد نیاز تعیین کرد. این نرخ‌ها می‌توانند بر اساس مقدار، گروه‌بندی یا تأمین‌کننده متفاوت باشند.
توافق بر سر نرخ‌ها و حجم‌های مورد نیاز لزوماً به معنای تحویل همه مواد به صورت یکجا نیست، بلکه می‌تواند به حفظ هزینه‌ها کمک کند. نظارت بر فاکتورها و پرداخت‌ها نیز برای اطمینان از اعمال نرخ‌های درست ضروری است.
۴. برنامه‌ریزی برای مسئولیت‌های تیم تأمین
روش‌های متعددی برای موفقیت در فرآیند تأمین مصالح وجود دارد، اما بسیاری از فرآیندهای فعلی همچنان قدیمی و ناکارآمد هستند. از جمله این مشکلات می‌توان به استفاده از ایمیل، پیامک و صفحات گسترده برای پیگیری اشاره کرد.
مدیران تأمین نیز اغلب به محل پروژه‌ها سر می‌زنند تا تحویل مواد را تأیید کنند. بسته به اندازه پیمانکار، برخی شرکت‌ها برای این نقش کارکنانی استخدام می‌کنند و برخی دیگر وظایف را بین تیم تقسیم می‌کنند.
برای ایجاد ساختار مناسب، باید قوانین مشخصی در سطح شرکت تنظیم و توسط همه رعایت شود. برخی از این قوانین می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- ایجاد تخفیف‌های حجمی برای مواد پروژه
- تأیید تمامی سفارشات توسط مدیریت
- درخواست سه پیشنهاد قیمت از تأمین‌کنندگان برای خریدهای بالای ۱۰۰۰ دلار
۵. انتخاب فناوری مناسب
پیمانکاران نمی‌توانند روش‌های سنتی را حفظ کنند در حالی که صنعت ساخت‌وساز به سمت افزایش بهره‌وری با فناوری‌های نوین حرکت می‌کند. فناوری‌های مناسب می‌توانند دفتر، محل پروژه و تأمین‌کنندگان را متصل کنند تا فرآیندهای تأمین مصالح دیجیتالی شوند.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت خرید و تأمین مصالح، مانند Procore یا Buildertrend، جایگزین فعالیت‌های دستی شده و روند سفارش، قیمت‌گذاری، مدیریت و پیگیری مواد را بهبود می‌بخشد.
این نرم‌افزارها نه‌تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهند، بلکه بدون نیاز به منابع IT یا تیم تخصصی، قابل پیاده‌سازی هستند و سودآوری شرکت را افزایش می‌دهند.
نتیجه‌گیری
استفاده از استراتژی‌های هوشمندانه در تأمین مصالح ساختمانی می‌تواند منجر به صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه‌ها و زمان شود. این استراتژی‌ها شامل استفاده از فناوری‌های جدید، ایجاد ساختارهای منظم در تیم تأمین و توجه به هزینه‌های کلی مواد است. با اجرای این روش‌ها، پیمانکاران می‌توانند فرآیند تأمین خود را بهینه کرده و موفقیت پروژه‌های خود را تضمین کنند.
